Einführung

Die Workbook Library speichert Excel-Arbeitsmappen als Vorlagen - ein Budgetmodell, ein Reporting-Paket, einen Projekttracker. Aus der Library heraus kannst du eine neue Arbeitsmappe aus einer Vorlage starten oder einige bzw. alle ihrer Blätter in die Arbeitsmappe einfügen, die du bereits geöffnet hast.

Sie ist das Excel-Gegenstück zur Presentation Template Library und zur Word Document Library.

Eine Arbeitsmappe speichern

Öffne die Arbeitsmappe, die du als Vorlage behalten möchtest.
Gehe im presentaid-Ribbon auf Workbook Library → Save Library.
Vergib einen Namen und wähle die Library und den Ordner, in den sie gespeichert werden soll.

Gespeichert wird die gesamte Arbeitsmappe mit allen Blättern. Die Miniaturansicht zeigt den oberen linken Teil des ersten Blatts.

Arbeitsmappen mit Makros

Arbeitsmappen mit Makros (.xlsm) werden als .xlsm gespeichert und behalten ihre Makros. Sie tragen ein Makro-Symbol in der oberen rechten Ecke ihrer Miniaturansicht, sodass du sie erkennst, bevor du sie öffnest.

Andere Formate wie .xlsb, .xls oder Excel-Vorlagen werden beim Speichern umgewandelt: Sie werden als .xlsm gespeichert, wenn sie Makros enthalten, sonst als .xlsx.

Hinweis: Eine neue, noch nicht gespeicherte Arbeitsmappe ist eine Arbeitsmappe ohne Makros, auch wenn du ihr Makros hinzugefügt hast. presentaid weist dich vor dem Speichern darauf hin - speichere sie zuerst als .xlsm, wenn du die Makros behalten möchtest.

Bestehende Dateien kannst du auch hinzufügen, ohne sie zu öffnen: Wähle im Library-Fenster einen Ordner aus und klicke auf "Load Local File to Library".

Eine neue Arbeitsmappe aus einer Vorlage starten

Es gibt drei Wege, die Library zu öffnen:

Klicke im presentaid-Ribbon auf Workbook Library → Show Library.
Klicke im Excel-Menü "Datei" auf der Startseite auf "Find corporate template".
Erstelle eine neue leere Arbeitsmappe - enthält die Library Vorlagen, öffnet sie sich automatisch.

Doppelklicke auf eine Vorlage oder wähle sie aus und klicke auf "Open as New Workbook". Excel erstellt eine neue, unbenannte Kopie. Die Vorlage selbst wird also nie verändert, und beim Speichern fragt Excel, wo deine eigene Datei abgelegt werden soll.

Öffnest du die Library für eine neue leere Arbeitsmappe und wählst eine Vorlage, wird die leere Arbeitsmappe automatisch wieder geschlossen.

Hinweis: Das automatische Öffnen kannst du in den presentaid-Einstellungen abschalten ("Show Workbook Library when starting a new workbook"). In Organisationen kann diese Einstellung zentral verwaltet werden.

Blätter in die geöffnete Arbeitsmappe einfügen

Öffne die Arbeitsmappe, in die die Blätter eingefügt werden sollen.
Öffne die Library, wähle eine Vorlage aus und klicke auf "Insert Sheets".
Wähle die Blätter aus, die eingefügt werden sollen - zu Beginn sind alle ausgewählt - und klicke auf Insert.

Die Blätter werden am Ende der Arbeitsmappe eingefügt. Um die Details kümmert sich presentaid:

Situation	Was passiert
Ein Blattname existiert bereits	Das neue Blatt bekommt eine Nummer, genau wie beim Kopieren eines Blatts in Excel: Aus "Data" wird "Data (2)". Die Auswahl zeigt den neuen Namen schon vor dem Einfügen.
Formeln zwischen den eingefügten Blättern	Funktionieren weiter und verweisen auf die eingefügten Blätter, auch wenn diese umbenannt wurden.
Formeln, die auf ein nicht eingefügtes Blatt verweisen	Behalten ihren letzten Wert, statt zu einem Link auf die Vorlagendatei zu werden. Du bekommst in diesem Fall einen kurzen Hinweis.
Ein definierter Name existiert in beiden Arbeitsmappen	Es gilt die Definition, die bereits in deiner Arbeitsmappe steht.
Ausgeblendete Blätter	Bleiben ausgeblendet.
Vorlage mit Makros	Eingefügt werden nur die Blätter, nicht ihr VBA-Code. Deine Arbeitsmappe behält ihren Dateityp - eine .xlsx bleibt eine .xlsx.

Achtung: Excel kann das Einfügen von Blättern durch ein Add-in nicht rückgängig machen, die eingefügten Blätter lassen sich also nicht mit Strg+Z entfernen. Ist die Struktur deiner Arbeitsmappe geschützt, kann presentaid keine Blätter einfügen und weist dich darauf hin.

Standardvorlage

Eine Vorlage in der Library kann die Standardvorlage sein. Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Vorlage und wähle "Set as Default". Im Excel-Menü "Datei" öffnet "New spreadsheet" auf der Startseite dann diese Vorlage. Ohne Standardvorlage öffnet sich die leere Arbeitsmappe von Excel.

Nutzt deine Organisation eine Company Library, wird die Standardvorlage dort festgelegt - von denjenigen, die Schreibrechte darauf haben.

Vorlagen mit dem Team teilen

Die Workbook Library verhält sich wie jede andere presentaid-Library. Neben deiner lokalen Library kannst du eine Team- oder Company-Library auf SharePoint nutzen, sodass alle mit denselben Vorlagen arbeiten. Siehe So arbeitest du mit Shared Libraries.